旅行業界では、長年、電子化やデジタル化の遅れが課題となっているが、ビジネス界の常識はこの10年間で大きく変化した。業務改善やコンプライアンスの対応が、ビジネス全般における電子化の普及を後押ししている。その支援ツールとして注目を集めているのが、日鉄ソリューションズの電子取引サービス「CONTRACTHUB（コントラクトハブ）」だ。
2013年からサービスを開始し、建設業や銀行、メーカーを中心とした企業間取引、並びに住宅ローンや賃貸契約など個人との契約を含めて、利用ユーザ数100万を迎えるまでに広がった。満を持して旅行業界への展開を始めた同社に、サービスの内容と特徴、旅行業界が活用すべき理由を聞いてきた。
取引関連業務のプロセス管理を可能に
日鉄ソリューションズの「CONTRACTHUB」は、見積りから発注、注文請負、契約、納品・検収、請求まで一連の取引過程をすべて電子化し、「電子取引」を実現するクラウドサービスだ。「取引きに係る業務を一元的に管理し、正しいプロセスで円滑に進められるようにする。電子契約だけではなく、電子取引を実現するのが、当社のサービスならではの特徴」と、同社デジタルテクノロジー＆ソリューション事業部・営業部電子契約営業グループリーダーの鈴木宏有氏は説明する。
企業間で取り交わされる文書にもペーパーレス化、電子化が進んでいるが、実際は、その多くが契約書に電子署名したデータを保管する「電子契約」だ。なぜ、日鉄ソリューションズは「電子取引」を実現するサービス提供にこだわるのか。同グループの田中慎一郎氏は「電子契約だけでは、電子化・デジタル化で期待できる各種課題の解決につながらず、メリットを最大化できない」と、その理由を説明する。
デジタルテクノロジー＆ソリューション事業部・営業部電子契約営業グループの田中慎一郎氏
受注側／発注側の双方に様々なメリット
最もわかりやすいメリットは、書類のやりとりに係る経費と手間の削減だ。負担軽減によって、「契約完了まで郵送なら2週間を要する案件が、電子取引化で1～2時間で済むこともあり、時短効果も生む」（田中氏）。出張時やリモートワーク時などオフィス以外での対応も可能になり、取引きの迅速化と今の働き方に合致している点が、導入企業と取引先の双方に歓迎されているという。
CONTRACTHUBはクラウド上で取引き文書を管理・保存し、導入企業と取引先が相互に取引きを進め、その進捗を把握できる
さらにCONTRACTHUBは、電子帳簿保存法にも対応。JIIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証）を取得済みで、電子取引のデータ保存要件を満たす形で書類の管理が可能だ。書類保管や整理の手間、スペース確保が不要になる。
そして、最も重視すべきメリットが、取引きの手順を見える化できること。CONTRACTHUBは、電子化する各種文書を案件単位で管理。業務ごとに契約フローを作成し、各文書を誰がどのような順序で登録し、承認、署名をするのか明確化、その進捗状況を一覧で確認できるようにする。一括管理してプロセスを可視化することで、手続きの抜け漏れや遅延を防止し、迅速で確実な取引きを実現する。コンプライアンス強化やBCP対策としても有効だ。
実は、CONTRACTHUBは、日鉄ソリューションズ自身がそのグループ会社6社および協力会社との電子取引を目指し、開発した仕組みがベースとなっている。この取り組みによって、電子取引を実現したことで、課税対象外となった文書の印紙税相当額は年間数千万円となり、それに加え、取引き関連手続きの簡素化やミス防止、月末の残業の大幅な削減等の大きな成果を実感した。だからこそ「他企業への価値提供に値すると判断し、商品化した」と、鈴木氏は説明する。
そんな日鉄ソリューションズが、CONTRACTHUBの導入を強化すべきと考えたのが旅行業界である。
日鉄ソリューションズ デジタルテクノロジー＆ソリューション事業部・営業部電子契約営業グループリーダーの鈴木宏有氏
旅行業界の現状と、電子取引化で得られるメリット
同社流通・サービスソリューション事業本部営業第一部で旅行業DX推進担当シニア・エキスパートの旭孝彦氏によると、多くの旅行会社では取引きのやり取りにおいて、紙と電子の書類が混在。それを各社がPDF化し、案件ごとにフォルダを作って保存・管理していることが多い。
そのため、各取引きの見える化ができておらず、管理は担当者によるアナログ対応。抜け漏れ、遅延などのミスが発生する可能性にさらされ、担当者の業務量はもちろん、心理的な負荷も大きかった。
かつて、大手旅行会社でウェブ戦略やサービス開発、新規事業を牽引してきた旭氏は「旅行業の取引先は、航空会社やグローバルホテルから中小規模の旅館まで幅広いため、紙と電子の文書が混在している」と説明。ただし、同社のCONTRACTHUBなら、取引先もオンラインの環境があれば、ペーパーレスで取引きを迅速に進められるメリットがある。旭氏は「当サービスを利用して、他業界の横に並ぶレベルに整えてほしい」と提案する。
旭氏が旅行業界に取引きの電子化を促す理由は大きく2つ。1つは、旅行会社の事業範囲が広がり、不慣れな取引業務が増えていること。もう1つは、コンプライアンスの観点だ。
旅行業務であれば長年のノウハウがあり、各種書面やプロセスが確立されている。しかし、例えばコロナ禍を経て一気に増加した各種受託事業はノウハウがないため、取引支店が事業内容に応じて文書やフローを作成していることが多い。旅行業界では、コンプライアンスの欠如や内部統制の欠陥が問われる不祥事が続いたが、その遠因ともいえる状態だ。
こうした事態を受け、日本旅行業協会（JATA）では「旅行業界のコンプライアンス推進の具体的取組みのためのガイド」を発表。「内部統制の改革」の項目の1つに「電子的システムによる業務管理の推進」を挙げ、業務執行状況の効率的な管理や客観的な記録を残すために電子的システムが有用であるとしている。また、契約締結や業務執行、精算や従業員の勤怠管理において、本社が支店の業務執行状況を随時確認、支援し、必要に応じて改善を図るよう、要求している。
旭氏は「本来は法務部門のある本社が雛型を作り、標準化して電子取引化を進め、支店と本社間の情報共有と取引きの透明化を図る必要がある。今こそ、旅行業界が電子取引化を進め、コンプライアンス強化を図るべきタイミング」と強調する。
日鉄ソリューションズ 流通・サービスソリューション事業本部営業第一部で旅行業DX推進担当シニア・エキスパートの旭孝彦氏
月額約6万円からの料金で万全のセキュリティも確保
CONTRACTHUBの導入検討にあたり、企業には大きく3つの観点があるだろう。それは「使い勝手」と「準備・費用」「安全性・セキュリティ」だ。
1つ目の使い勝手に関しては、心配は不要だ。操作は簡単で、導入企業は、クラウドサービスであるCONTRACTHUBに取引案件ごとにフォルダを作成し、取引全体のフローを設定。そのフローに沿って、発注側と受注側の企業がPDF化した各文書を入れ込み、管理する。取引書面は、従来使用しているものをそのまま使用可能だ。
各取引書面のプロセスを簡単に説明すると、たとえば発注者側が注文書を作成し、電子署名して登録・通知を許可すると、取引先に注文書発行の通知メールが送付される。受注側はメールに記載されたURLをクリックすると注文書を確認することができ、注文書に記載された案内に沿って電子署名することで契約成立になる。
取引先企業もフォルダにアクセスするためのID管理が必要になるが、それさえあればいつどこでも書面を確認し、取引きを進められるメリットがある。書類紛失の恐れもなく、相手方に負担をかけるものではないだろう。
契約（案件）ごとにフォルダで管理。誰がどの文書をどのような順序で登録するか、契約フローを作成し、その進捗状況を確認できる
2つ目の準備・費用だが、月額費用が6万500円、電子契約に必要となる事業者署名をおこなう文書あたり100円／文書～の従量課金となる。これに加え初期費用も必要。CONTRACTHUBの利用にあたり、電子取引化に向けた社内の運用ルールや業務マニュアルの見直し、印章規程の変更等が望ましく、これらのサポートやアドバイスを含むものだ。CONTRACTHUBを導入企業の基幹システムと連携させることも可能で、この場合は初期・月額費用とも別の料金体系となる。
3つ目の安全性・セキュリティだが、これも安心。サービス体制の堅牢性やセキュリティには、万全の対策がとられている。
特徴的なのは同サービスが、日鉄ソリューションズが自社運営するクラウドサーバーのabsonne（アブソンヌ）上で運用されていること。外部サーバーに頼らず、隔離された自社サーバー内でサービス提供をしているため安全性が高く、同社のデータセンターが責任をもってセキュリティ管理をしている強みがある。
それを証明するのが、ITサービスの適合性評価制度「ITSMS（ITサービスマネジメントシステム）」の認証と、個人情報の保護体制に関する第三者認証制度であるプライバシーマークの取得。定期的にシステムの脆弱性診断も実施している。
日鉄ソリューションズでは、旅行業界もこれを契機に電子取引化を進め、ビジネス拡大の基盤としてほしいと考えている。
広告：日鉄ソリューションズ
対応サービス：CONTRACTHUB
問い合わせ：問い合わせフォーム
※CONTRACTHUB、CONTRACTHUB（ロゴ）、absonne、＠absonne（ロゴ）は日鉄ソリューションズ株式会社の登録商標です
記事：トラベルボイス企画部
デジタルマーケティング担当を募集【オーストラリア政府観光局】
観光マーケティング実務スタッフ（旅行好き大歓迎！）【株式会社マーケティング・ボイス】
